Trong hoạt động kinh doanh dược phẩm, hóa đơn và chứng từ là căn cứ pháp lý quan trọng để chứng minh nguồn gốc, chất lượng và tính hợp pháp của thuốc lưu thông trên thị trường. Tuy nhiên, nhiều Nhà thuốc, Quầy thuốc và cơ sở kinh doanh dược vẫn mắc sai phạm trong quá trình lập, xuất, quản lý và lưu trữ hóa đơn – dẫn đến xử phạt hành chính, thậm chí đình chỉ hoạt động.

Bài viết dưới đây tổng hợp đầy đủ quy định pháp luật và mức xử phạt liên quan đến hóa đơn, chứng từ trong kinh doanh dược.

1. Quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ trong kinh doanh dược

Kinh doanh dược là gì?

Theo khoản 43 Điều 2 Luật Dược 2016:

“Kinh doanh dược là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ liên quan đến thuốc và nguyên liệu làm thuốc trên thị trường nhằm mục đích sinh lời.”

Như vậy, mọi hoạt động mua – bán, phân phối, giao dịch thuốc đều là kinh doanh dược và bắt buộc phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Hóa đơn, chứng từ là gì?

Theo khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.”

Ngoài ra, theo Điểm a Khoản 1 Điều 2 Luật Quản lý thuế 2019, cơ sở kinh doanh dược là người nộp thuế và bắt buộc phải lập – sử dụng hóa đơn hợp pháp trong mọi giao dịch phát sinh.

Nghĩa vụ lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Theo Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ 01/6/2025, quy định:

  • Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua.
  • Áp dụng cho tất cả trường hợp: bán hàng, khuyến mại, quảng cáo, cho–biếu–tặng, trả thay lương, xuất hàng cho vay, mượn, hoàn trả, tiêu dùng nội bộ…
  • Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
  • Khi dùng hóa đơn điện tử, phải theo chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

Điều này đồng nghĩa: mọi giao dịch dược phẩm đều phải có hóa đơn điện tử hợp lệ, kể cả hàng khuyến mại hoặc biếu tặng.

2. Các hành vi vi phạm phổ biến về hóa đơn trong kinh doanh thuốc

Một số hành vi vi phạm thường gặp tại Nhà thuốc, Quầy thuốc, Phòng khám và doanh nghiệp dược:

  • Không xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ
  • Ghi giá trị trên hóa đơn thấp hơn giá thanh toán thực tế
  • Lập hóa đơn sai thời điểm hoặc sai các nội dung bắt buộc
  • Không lưu giữ hóa đơn, chứng từ chứng minh nguồn gốc thuốc
  • Mua thuốc từ nguồn không có hóa đơn hợp lệ
  • Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả
  • Mua bán hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp

Các hành vi này tùy mức độ có thể bị phạt hành chính, thu hồi giấy phép hoặc chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra.

3. Mức xử phạt khi vi phạm hóa đơn, chứng từ trong kinh doanh dược

Không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn sai thời điểm

Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

  • Mức phạt từ 500.000 đồng đến 20.000.000 đồng, tùy tính chất, mức độ.

Sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc hóa đơn giả

Theo Khoản 1 Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

  • Phạt từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng
  • Có thể áp dụng biện pháp bổ sung:
    • Tịch thu tang vật, phương tiện
    • Chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra khi có dấu hiệu tội phạm

Không lưu giữ chứng từ liên quan đến thuốc

Theo Điểm e Khoản 1 Điều 58 Nghị định 117/2020/NĐ-CP:

  • Phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cơ sở không lưu giữ đầy đủ chứng từ trong thời hạn luật định.

Ngoài ra, nếu tái phạm hoặc vi phạm nghiêm trọng, cơ quan quản lý có thể:

  • Thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược
  • Đình chỉ hoạt động một phần hoặc toàn bộ

4. Doanh nghiệp cần làm gì để tránh vi phạm hóa đơn, chứng từ?

Để phòng tránh rủi ro pháp lý, cơ sở kinh doanh dược cần:

  1. Xuất hóa đơn điện tử theo đúng thời điểm và đúng định dạng chuẩn cơ quan thuế.
  2. Lưu trữ hóa đơn, chứng từ tối thiểu 10 năm, theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế toán.
  3. Kiểm tra kỹ hóa đơn và chứng từ trước khi nhập hàng.
  4. Tuyệt đối không mua, bán, lưu hành thuốc không rõ nguồn gốc.
  5. Rà soát định kỳ hồ sơ thuế, hóa đơn; khai bổ sung ngay khi phát hiện sai sót.

Việc tuân thủ đầy đủ quy định hóa đơn không chỉ tránh phạt mà còn tạo dựng uy tín cho Nhà thuốc và đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng.

Xem thêm:  Điều kiện mở nhà thuốc/phòng khám kết hợp thuốc: pháp lý & kinh doanh

5. Liên hệ với Dược Vương để hiểu hơn về hóa đơn, chứng từ

Dược Vương - DV Medking: Hàng chính hãng - Giá tốt nhất thị trường, tốt hơn mọi giá tốt

NHANH CHÓNG – AN TOÀN – HIỆU QUẢ - ĐỒNG HÀNH VÀ CHỊU MỌI RỦI RO.

Trụ sở chính: Số 2 ngõ 6, đường Vũ Trọng Phụng, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, Hà Nội

Hotline Miền Bắc: 0878 929 789

Hotline Miền Nam: 0822 662 024

Website: giathuoctot.com